Contrato de encargo de datos personales
Este contrato forma parte de los términos y condiciones. Regula cómo trata Nestor David Herrera Rodriguez («NADKOR», la persona encargada) los datos personales de los contribuyentes que el Cliente (la persona responsable) da de alta en NADKOR Fiscal sin ser su titular. Por ejemplo, un despacho con sus clientes o una empresa con otras razones sociales.
Si el Cliente solo revisa su propio RFC, este contrato no le aplica: esos datos los trata NADKOR como responsable, conforme a su aviso de privacidad.
1. Objeto e instrucciones
NADKOR trata esos datos únicamente para prestar el Servicio al Cliente. Las instrucciones del Cliente son tres:
- estos documentos;
- la configuración que el Cliente hace en el sistema, como el barrido programado;
- las consultas que sus usuarios ordenan.
NADKOR no usa estos datos para fines propios, no los combina con los de otros clientes y no hace con ellos perfiles, publicidad ni estadísticas que identifiquen a nadie.
2. Qué datos y de quién
| Titulares | Datos |
|---|---|
| Contribuyentes que el Cliente da de alta |
|
| Representantes legales de esos contribuyentes | Los que aparezcan en los documentos que el SAT entrega. |
Las declaraciones y la DIOT contienen datos patrimoniales y financieros. El Servicio no pide datos personales sensibles.
3. Obligaciones del Cliente
- Tener su propio aviso de privacidad y darlo a conocer a los contribuyentes cuyos RFC da de alta. Puede partir del modelo.
- Contar, por cada e.firma, con la autorización por escrito de su titular y conservarla mientras la e.firma esté en el Servicio y cinco años después. Puede usar el modelo de autorización.
- Tener una base legal para tratar los datos patrimoniales y financieros de cada contribuyente, como su consentimiento expreso o la relación contractual que tiene con él.
- Dar de baja de inmediato el RFC de un contribuyente que revoque su autorización o deje de ser su cliente.
- Atender las solicitudes de derechos ARCO de los titulares. NADKOR le ayuda como indica el punto 7.
- Administrar a sus usuarios y dar de baja de inmediato a quien ya no deba tener acceso.
4. Obligaciones de NADKOR
- Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Cliente. Si una instrucción le parece contraria a la ley, se lo dirá.
- Usar cada e.firma solo para consultar el portal del SAT. Nunca presentar, firmar ni aceptar nada con ella, ni usarla por iniciativa propia.
- Guardar confidencialidad, y exigirla a su personal y a sus subencargados, también después de que termine el contrato.
- Mantener las medidas de seguridad del punto 5.
- No transferir los datos, salvo instrucción del Cliente o requerimiento de una autoridad competente. Si recibe un requerimiento, se lo avisará al Cliente antes, siempre que la ley no lo prohíba.
- Al terminar el contrato, borrar las e.firmas de inmediato, poner lo demás a disposición del Cliente para su descarga y suprimirlo en los plazos del punto 8 de los términos.
- No apropiarse de la información y transparentar sus subcontrataciones, como exige el Reglamento para los servicios en la nube.
5. Medidas de seguridad
- Cada cuenta está aislada: ningún usuario ve contribuyentes de otra cuenta.
- La e.firma se cifra en el navegador antes de salir de la computadora del usuario. En el servidor se guarda sellada con una llave maestra que vive en un módulo de seguridad (HSM) del proveedor de nube, en México, y nunca sale de él. Solo se abre en memoria, para cada consulta, y nunca se muestra ni se descarga.
- El proveedor de nube registra cada uso de la llave maestra, y hay una alarma si alguien intenta desactivarla o borrarla.
- Se entra con contraseña y el código de una app autenticadora, con límite de intentos. Las contraseñas se guardan solo como huellas resistentes.
- La conexión va cifrada, y el servidor no tiene puertos abiertos a internet: se publica por un túnel.
- El navegador que entra al SAT corre aislado del resto del servidor.
- Los permisos van por rol. Dar de baja contribuyentes y administrar al equipo es solo del supervisor.
- Un registro de auditoría guarda quién hizo qué, cuándo y desde dónde, sin contraseñas ni e.firmas. Se conserva 365 días.
- Acceso administrativo al servidor restringido a personal autorizado, con llave criptográfica y desde direcciones autorizadas.
6. Vulneraciones de seguridad
Si NADKOR detecta una vulneración que afecte datos del Cliente, se lo informará sin demora, y a más tardar 72 horas después de confirmarla. El aviso incluirá qué ocurrió, qué datos se afectaron, qué medidas se tomaron y qué puede hacer el Cliente.
Si la vulneración pudo exponer una e.firma, se lo dirá expresamente, para que su titular la revoque ante el SAT. NADKOR colaborará en el aviso a los titulares y en la investigación.
7. Derechos de los titulares
Si un titular le pide a NADKOR acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos, NADKOR turnará la solicitud al Cliente en un máximo de 5 días hábiles y no la resolverá por su cuenta. Una cancelación se atiende desde el propio sistema, dando de baja el RFC.
8. Subencargados autorizados
El Cliente autoriza a NADKOR a apoyarse en estos proveedores. Cada uno está obligado a confidencialidad y seguridad en condiciones no menores a las de este contrato:
| Proveedor | Para qué | Dónde | Qué datos recibe |
|---|---|---|---|
| Oracle Cloud Infrastructure (Oracle y sus filiales) | Servidores donde corre NADKOR Fiscal, su base de datos, los archivos que se obtienen del SAT y el módulo de seguridad (HSM) que guarda la llave maestra de las e.firmas | México (región Querétaro) | Todos los que el Cliente carga o que el Servicio obtiene del SAT, incluidas las e.firmas, siempre cifradas |
| Cloudflare, Inc. | Red, cifrado de la conexión (TLS), protección contra ataques y el túnel hacia el servidor | Red global | El tráfico entre el navegador y el servidor, incluida la dirección IP. Las e.firmas viajan cifradas desde el navegador: Cloudflare no las puede leer |
| Zoho Corporation (ZeptoMail) | Envío de invitaciones, ligas para restablecer el acceso y avisos de seguridad de las cuentas | Estados Unidos / India | Nombre y correo del usuario y el texto del aviso. No lleva datos de los contribuyentes |
La entrega de datos a un subencargado es una remisión, no una transferencia: no requiere el consentimiento de los titulares.
NADKOR avisará cualquier alta o cambio de subencargado con al menos 30 días naturales de anticipación. Si el Cliente se opone por una razón fundada y no hay otra solución, puede terminar el contrato sin penalización.
El SAT no es subencargado de NADKOR: el Servicio entra a su portal a nombre de cada contribuyente, por instrucción del Cliente.
9. Verificación
A petición razonable del Cliente, con aviso de 15 días y no más de una vez al año, NADKOR le dará información escrita sobre sus medidas de seguridad y sobre el cumplimiento de este contrato.
10. Vigencia
Este contrato dura lo que dure el Servicio. Las obligaciones de confidencialidad y de supresión siguen vigentes después de que termine.
11. Firma
Este contrato no se acepta con una casilla. Lo firma en nombre del Cliente su supervisor principal, la persona que el Cliente designa ante NADKOR, de una de dos formas:
- con la e.firma de quien contrata, dentro del sistema. Los archivos se suben en ese momento, se cifran en el navegador y se usan solo para firmar: NADKOR no los guarda. Nunca se firma con una e.firma que esté en resguardo en el Servicio. NADKOR conserva el certificado público, el texto firmado y la firma, con los que cualquiera puede verificarla;
- con firma autógrafa en un ejemplar impreso, que NADKOR conserva escaneado.
La firma cubre toda la cuenta del Cliente. Si no está firmada la versión vigente, el Cliente tiene 15 días naturales para firmarla. El plazo corre desde lo último que ocurra: que dé de alta su primer RFC de otra persona, que entre en vigor una versión nueva o que NADKOR registre a su supervisor principal. Después, la cuenta queda en solo consulta hasta que la firme: se puede ver y descargar lo ya obtenido, pero no hacer consultas nuevas ni dar de alta e.firmas.
NADKOR conserva la firma diez años.